Cách ghi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Trong thời gian vừa qua, hộp thư tư vấn công ty ACB nhận được nhiều câu hỏi của khách hàng liên quan đến vấn đề khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Để giúp quý độc giả hiểu thêm về vấn đề này, chúng tôi xin được giới thiệu về mẫu và hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong bài viết dưới đây. Hi vọng là cẩm nang tham khảo bổ ích cho quý độc giả.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 111/2013/TT-BT, Thông tư số 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính; Quyết định số 440/QĐ-TCT của Tổng cục Trưởng-Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình quản lý ấn chỉ.

1. Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao đồng: cá nhân có quyền yêu cấu cá nhân, tổ chức trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. 

- Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thì chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. 

- Doanh nghiệp có thể tự in hoặc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cơ quan thuế. 

+ Các doanh nghiệp nếu muốn tự in chứng từ bắt buộc phải đăng ký mẫu "Chứng từ khấu trừ tự in (quy định rõ tại điều 3 Thông tư số 37/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính). Sau khi nhận được công văn chấp thuận của cơ quan Thuế, doanh nghiệp mới được phép tự in Chứng từ khấu trừ thuế TNCN. 

+ Nếu không điều kiện hoặc không được cơ quan Thuế chấp thuận việc tự in chứng từ khấu trừ thì doanh nghiệp phải đăng ký mua tại cơ quan Thuế. 

2. Hướng dẫn cách ghi chứng từ khấu trừ thuế TNCN

[01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: Ghi đầy đủ, rõ ràng bằng chữ IN HOA theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập. Đối với cá nhân, ghi tên trong tờ đăng ký mã số thuế hoặc chứng minh nhân dân. 

[02] Mã số thuế: Ghi mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập như trên thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp hoặc giấy chứng nhận đăng ký thuế. 

[03] Địa chỉ: Ghi theo địa chỉ thường trú đã đăg ký với cơ quan thuế. 

[04] Điện thoại: ghi số điện thoại để thuận tiện cho việc liên hệ giữa cơ quan thuế và người nộp thuế

[05] Họ và tên người nộp thuế: Ghi chữ IN HOA theo tên trong chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu. 

[06] Mã số thuế: ghi đầy đủ mã số thuế của người nộp thuế như trên Thông báo mã số thuế do cơ quan thuế cấp.

[07] Quốc tịch: khai trong trường hợp không phải quốc tịch Việt Nam

[08], [09]: Căn cứ theo số ngày ở tại Việt Nam ghi trong hộ chiếu của người nộp tuế để đánh dấu (x) vào ô tương ứng căn cứ. 

[10] Ghi số địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ của người nộp thuế để cơ quan thuế liên hệ 9neeus cần). 

[11] Số CMND hoặc Hộ chiếu: CMND: khai trong trường hợp mang quốc tịch Việt nam; ghi số hộ chiếu khi không mang quốc tịch Việt Nam. 

[12] Nơi cấp: (tỉnh/thành phố đối với số CMND); (quốc gia đối với hộ chiếu)

[13] Ngày cấp: ghi ngày được cấp trên CMND hoặc hộ chiếu

[14] Khoản thu nhập: ghi rõ loại thu nhập cá nhân nhận được như: tiền lương, tiền công, từ kinh doanh, từ đầu tư vốn…

[15] Thời điểm trả thu nhập: xác định là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch. Trường hợp chi trả thu nhập trong khoảng thời gian thì phải ghi từ tháng nào đến tháng nào.

[16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: ghi tổng số thu nhập tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

[17] Số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: là số thuế thu nhập mà tổ chức, cá nhân đã khấu trừ của cá nhân.

[18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: được xác định bằng tổng thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân đã trả cho cá nhân

Một số lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

>>Các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN?

- Chứng từ khấu trừ phải sử dụng theo đúng thứ tự, không được dùng bỏ cách số thứ tự, dùng từ số nhỏ đến số lớn, không được trùng số liệu, trùng ký hiệu;

- Nếu chứng từ khấu trừ lập sai nội dung nhưng chưa giao cho người nộp thuế thì gạch chéo để hủy bỏ và phải lưu đầy đủ của số chứng từ khấu trừ; 

- Tổ chức trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nhận thu nhập tại đơn vị theo quy định và cấp chứng từ khấu trừ cho người nhận thu nhập có số thuế đã bị khấu trừ.