Thủ thuật Excel thao tác nhanh dành cho dân kế toán
Friday, May 20, 2016
Excel luôn là một phần thiết yếu trong công việc hằng ngày của nhân viên kế toán. Áp dụng thành thạo các thủ tục Excel giúp bạn dễ dàng quản lý các bảng tính, không còn phải đau đầu với công thức tính toán. Dưới đây là danh sách các thủ thuật Excel tuyệt hay mà bất cứ kế toán viên nào cũng nên áp dụng.
1. Tham chiếu tuyệt đối
Đây là thủ thuật rất hữu ích khi bạn muốn sao chép công thức sang nhiều hàng hay cột khác nhau. Hãy sử dụng dấu $ trong một công thức để tham chiếu tuyệt đối. Đôi khi bạn có thể cần sao chép công thức vào các ô khác nhau hoặc có thể thêm hàng của cột vào bảng tính. Nếu bạn đã sử dụng tham chiếu tuyệt đối trong công thức thì không cần phải lo lắng về việc công thức bị thay đổi mỗi khi sao chép công thức.
2. Chỉ sao chép các ô đang hiển thị
Trong công việc kế toán, bạn thường xuyên phải lọc bảng tính để chỉ cho hiển thị dữ liệu nhất định mà chúng ta quan tâm tại thời điểm đó. Nếu làm theo các thông thường, khi muốn sao chép dữ liệu sang sheet khác, bạn sẽ bôi đen dữ liệu và nhấn copy, sau đó paste dữ liệu vừa sao chép sang sheet khác. Theo mặc định Excel sẽ ghi cả những ô ẩn và hiện. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện dễ dàng hơn theo các bước sau:
- Bôi đen dữ liệu bạn muốn sao chép
- Nhấn F5
- Nhấn vào nút Special ở góc dưới cùng bên trái màn hình
- Nhấn vào ô tròn trước dòng “Visible Cells Only”
- Nhấn OK
- Nhấn Ctrl C hoặc Edit Copy
- Dán dữ liệu vào sheet khác. Khi đó, chỉ dữ liệu hiển thị mới được sao chép
3. Thủ thuật Paste Special Shortcut
Nếu không sử dụng thủ thuật này, bạn cần phải định dạng các ô, cột, hàng với những phông chữ, màu sắc, căn chỉnh khác nhau. Việc này mất rất nhiều thời gian và công sức.
Khi sử dụng thủ thuật Excel Paste Special Shortcut, những công việc trên trở nên dễ dáng hơn.
Thay vì nhấn vào các nút định dạng trên thanh trình đơn, hãy làm theo hướng dẫn dưới đây.
- Sao chép ô có định dạng mà bạn muốn
- Bôi đậm ô mà bạn muốn định dạng như vậy
- Nhấn chuột phải vào ô đó và nhấn vào Paste Special
- Nhấn vào Formats ngay dưới menu Paste
- Nhấn OK
Chức năng dán đặc biệt này rất hữu ích khi bạn muốn sao chép toàn bộ định dạng của một cột hoặc một hàng sang cột hoặc hàng khác.
4. Sử dụng Pivot Tables
Pivot Tables là công cụ mà bất cứ ai làm kế toán đều nên học cách sử dụng. Đây là một công cụ thống kê báo cáo rất hay, hữu dựng và hiệu quả. Chỉ với vài cú nhấn chuột là bạn đã có được một bản báo cáo hoàn chỉnh.
ACB Tax consulting services in Vietnam
» thủ thuật
» Thủ thuật Excel thao tác nhanh dành cho dân kế toán
All comments [ 0 ]
Your comments